10 acciones para abordar la simplificación administrativa

Con la llegada de la administración electrónica y la reducción de papel nos hemos vuelto fans del «por si acaso». Descargamos el boletín del día y lo añadimos como documentación complementaria a la ordenanza municipal, no basta con hacer una anotación que refleje los datos relevantes de la publicación (número de boletín y la fecha de publicación) por si acaso mejor incluir el documento electrónico. De esta forma, nos dedicamos a almacenar en nuestros servidores y bases de datos archivos que no necesitamos en un afán de justificar cada paso que damos llegando al Diógenes digital, complicando las tramitaciones cada vez más y repercutiendo en el servicio que damos a la ciudadanía.

La RAE define simplificar como: «Hacer más sencillo, más fácil o menos complicado algo.»

A veces, resulta difícil entender la maquinaria burocrática que hay detrás de la cantidad de comprobaciones y firmas necesarias para dar por bueno un informe, propuesta o justificación. Parece que no nos fiamos de nadie o que necesitamos poner en valor nuestro trabajo con un nuevo informe no requerido por la normativa y que no aporta valor al proceso. Está claro que debe existir rigor y control para cumplir la norma que exige cada procedimiento pero quizá en algunas situaciones ponemos demasiado celo en ello dejando a un lado a la ciudadanía que sufre las consecuencias del lento hacer de los servicios públicos.

Esta excesiva burocracia es un tema que preocupa desde hace tiempo a la Administración. Ya en el año 2011 el Ayuntamiento de Málaga crea su propia metodología de análisis para la simplificación (MAS) basada en el estudio de las actividades que forman la secuencia de los procedimientos administrativos, concretamente en las tareas en que se descomponen esas actividades. Años más tarde, en 2014 el Consejo de Ministros aprueba el Manual de Simplificación Administrativa y Reducción de Cargas para la Administración General del Estado, un extenso documento en el que se recoge la necesidad de identificar las trabas burocráticas, eliminar duplicidades y agilizar la tramitación de manera que redunde en un mayor beneficio para la ciudadanía, ofreciéndonos las pautas a seguir en el proceso de simplificación.

Con posterioridad han aparecido múltiples guías incorporando diversas metodologías que nos acompañan en el proceso de simplificación administrativa y reducción de cargas, entre otras podemos mencionar el Manual de simplificación administrativa del Principado de Asturias o la Guía de simplificación administrativa de la Junta de Castilla y León.

Especial atención merece el trabajo realizado por Fermín Cerezo, con la colaboración del IVAP y Eudel en el Decálogo de innovación y simplificación Administrativa. En él se crea y desarrolla el concepto de Desburocratización radical de la relación con la ciudadanía y la sociedad entendida como «el conjunto de acciones, mejoras e innovaciones aplicadas para la eliminación masiva de molestias, cargas administrativas y actos innecesarios en la relación de la ciudadanía y las empresas con su administración».

Todas estas herramientas tienen como objetivo común la simplificación procedimental, hacer más sencillos, más fáciles, menos complicados los procedimientos administrativos con el fin de lograr mayor celeridad y funcionalidad en las tramitaciones, mejorando con ello la eficacia y la eficiencia en la gestión.

Es necesario una reingeniería de procesos que, teniendo una visión global de la organización y basándose en un reconfiguración completa de los procedimientos, nos permita analizar, rediseñar y optimizar todas las actuaciones administrativas que se llevan a cabo. Se trata de un proceso de gran calado que comienza con el análisis completo de los flujos de trabajo para poder identificar las áreas clave que necesitan mejoras significativas.

Nos encontramos con una labor que por su envergadura no todas las PYMEL pueden abordar. Es por ello que a continuación se recogen diez actuaciones que pueden llevarse a cabo sin necesidad de abordar un proceso tan largo y complejo. La realización de cualquiera de ellas supondrá un primer paso en la simplificación administrativa:

1. Revisar la necesidad del procedimiento. ¿Qué pasaría si lo eliminamos? ¿Podemos integrarlo con procedimientos similares o de la misma familia? Tratemos de evitar singularidades no justificadas.
2. Revisar los trámites que conforman el procedimiento. Intentar eliminar las redundancias suprimiendo trámites superfluos. Estudiar la posibilidad de utilizar documentos con varios firmantes para recoger vistos buenos y/o conformidades.
3. Introducción de comunicaciones previas que sustituyan a las autorizaciones administrativas. La responsabilidad es de la persona solicitante que no tiene porqué esperar a la autorización pero siempre es susceptible de la posterior comprobación.
4. Derecho a no aportar documentación en posesión de la Administración. Debemos solicitar únicamente la documentación imprescindible. Hay que olvidarse de la clásica fotocopia del DNI, certificado de empadronamiento, fotocopia de la cuenta bancaria y cualquier otra documentación generada por nosotros mismos. En el caso que sea necesario presentar algún documento recordar que los originales de piden de manera excepcional.
5. Interoperar. Enlazado con el punto anterior viene el uso de la interoperabilidad. Recojamos de otras administraciones la información (datos) necesarios para la tramitación, evitando desplazamientos a la ciudadanía y acortando de esta forma los plazos.
6. Ampliación de plazos y permisos. Analicemos la posibilidad de aumentar los plazos de validez de permisos, licencias, inscripciones en registros, etc.
7. Renovar automáticamente y de manera proactiva licencias y permisos. El mejor trámite municipal para la ciudadanía es aquel que se realiza sin tener que solicitarlo.
8. Utilizar las declaraciones responsables para ratificar la posesión de la documentación y requisitos recogidos en una norma. Si es necesario ya se pedirán los documentos a posteriori.
9. Simplificar y unificar formularios de recogida de datos. Evitar recoger información no necesaria para llevar a cabo el procedimiento en cuestión.
10. Dar valor a la calidad del dato. Debemos ser pulcros en la recogida y tratamiento de los datos puesto que son la materia prima con la que trabaja la administración.

La simplificación administrativa es un reto que todas las administraciones debemos afrontar en un momento u otro. Disponemos de varios ejemplos de leyes que abordan este tema en concreto, la Ley 1/2021, de 11 de febrero, de simplificación administrativa de la Comunidad Autónoma de Aragón o la Ley 4/2022, de 7 de julio, de razionalización y simplificación administrativa de Extremadura. Por su parte la Administración General del Estado invita a la ciudadanía y empresas a participar en la política de reducción de cargas con sus opiniones y sugerencias a través del buzón de atención , escogiendo la opción «Reducción de cargas administrativas» en el campo de selección «Materia».

Las PYMEL somos la puerta de entrada a los servicios públicos, somos las administraciones más cercanas a la ciudadanía. Ante nuestras puertas se presentan personas que vamos conociendo a lo largo de los años, relaciones que se van forjando gracias al binomio administración-ciudadanía, en nuestra mano está mejorar el trato que ofrecemos agilizando nuestros servicios y eliminando cargas innecesarias a fin de lograr mayor celeridad y funcionalidad, ayudándonos a dar una respuesta oportuna, eficiente y eficaz a las necesidades de las personas que acuden a nosotros.