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Diógenes digital y metodología 5S

Me gusta mi profesión, con los años he aprendido a quererla y valorarla por las virtudes que tiene, dejando de buscar en ella características como la continuidad, los resultados inmediatos, las soluciones definitivas o la firmeza de los procedimientos para descubrir la versatilidad, el cambio constante, el aprendizaje continuo y las posibilidades infinitas que me da la informática.

La velocidad a la que avanza la tecnología hace volar todo lo que aprendemos. Lucia Velasco en su libro «¿Te va a sustituir un algoritmo?» lo expresa claramente: «La vida media de una habilidad aprendida es de cinco años, la mitad de lo que aprendiste hace cinco años es prácticamente irrelevante, y casi todo lo que aprendiste hace diez años está obsoleto». Uno de mis profesores de la facultad resolvía la cuestión del conocimiento a caducar impartido en la carrera diciendo que lo que nos enseñaba era «aprender a aprender». Puedo garantizar que en mi caso así ha sido.

Ese aprendizaje me ha llevado a desempeñar tareas informáticas de todo tipo que han ido dejándome conocimiento latente dispuesto a salir a la superficie en cualquier momento para permitirme enlazar ideas, resolver problemas o plantearme nuevas cuestiones. No siempre sé cual es la luz que despierta ese saber dormido, pero esta vez sí que lo tengo claro, ha sido Gerardo Bustos en el libro «La gestión del documento electrónico». En uno de los primeros capítulos, al hablar del expediente administrativo, pone el foco en la información auxiliar o de apoyo indicando que ésta no debe formar parte del expediente administrativo (LPAC artículo 70.4).

¡Se prendió la mecha!

Cuando gestionaba las copias de seguridad (tipo de soporte, periodicidad, almacenaje, antigüedad, restauración, …) una de las tareas consistía en chequear los archivos que estaban duplicados con el fin de optimizar el almacenamiento. Era sorprendente comprobar la de ficheros que se repetían, guardados en distintas carpetas, y las versiones de un mismo documento que podían existir. Al preguntar por el asunto obtenía como respuesta que todo era necesario que estuviera como estaba, había espacio de sobra en disco.

Han pasado varios años de aquello, dejé atrás las copias de seguridad y dedico mis días a la administración electrónica pero compruebo con preocupación que esta práctica de guardar versiones y copias de la información no ha hecho más que crecer. Toda la información nos parece imprescindible en nuestro trabajo, los mails enviados, recibidos, los vídeos, las imágenes, los ficheros de cualquier tipo, tenemos que guardar todo por si acaso. La falta de seguridad y confianza en la tecnología nos lleva a llenar discos locales y de servidores con copias y copias de copias de la información, ahora además con el almacenamiento en la nube, creemos que tenemos espacio infinito, pero no es así.

Somos incapaces de desprendernos de la información digital, no se borra nada por si nos hace falta en un futuro. Almacenamos y almacenamos contenido sin desprendernos de él bajo ningún concepto, tenemos síndrome de Diógenes digital, un trastorno que nos impide deshacernos de nuestros archivos aunque sepamos que ya no son de utilidad. El mismo que nos hace guardar en nuestros expedientes digitales documentación de apoyo como pantallazos de comprobaciones online, escaneos de notas, fotos de trozos de documentos en papel, hojas de cálculos internos con anotaciones, cualquier cosa que haya sido utilizada para hacer nuestro trabajo.

La incapacidad de encontrar lo que necesitamos en esta abundancia de información nos hará perder el tiempo y desesperarnos en búsquedas infructuosas. Necesitamos buenas políticas respecto a la información, no sólo para protegerla sino también para identificar cuál es necesaria para nuestras organizaciones. Buscando una ayuda para resolver esta cuestión me he topado con la metodología 5S creada por Toyota que adaptada al entorno digital podría ser de utilidad para las PYMEL.

Metodología 5S

La metodología creada por Toyota persigue mantener la limpieza y el orden en el puesto de trabajo, basándose en la responsabilidad, la autonomía y el compromiso de cada persona para mantenerlo en el mejor estado posible, y su ingenio para encontrar posibles oportunidades de mejora.

Obtiene su nombre de la inicial de 5 palabras japonesas que resumen los pasos a seguir:

  • Seiri: Separar, clasificar.
  • Seito: Ordenar.
  • Seiso: Limpiar.
  • Seiketsu: Estandarizar.
  • Shitsuke: Sostener, mantener.

Veamos cómo lo podemos aplicar con la información digital en las PYMEL:

  1. Clasificar: Decidir qué información es necesaria y cual no lo es para que sea eliminada.
  2. Ordenar: Una vez decidida la información relevante y la que no lo es llega la hora de buscar la manera más eficiente de ordenarla para encontrarla posteriormente. Podríamos, por ejemplo, analizar la frecuencia de uso.
  3. Limpiar: Detenernos para inspeccionar, revisar y comprobar las desviaciones que se han producido en el proceso, lo que nos posibilita la detección de problemas y la búsqueda de medidas para solucionarlos.
  4. Estandarizar: Desarrollar reglas que permitan el almacenamiento y clasificación de la información de manera que se puedan señalar las anomalías de forma rápida. Estas reglas una vez interiorizadas se convertirán en un hábito de almacenaje.
  5. Sostener: Mantener la disciplina que nos llevará a una mejora continua. Cada persona de la organización es responsable de ubicar la información de manera que cualquiera pueda encontrarla.

Estamos ante una metodología con un bajo coste de implantación que aumentará la eficiencia de la organización con una plantilla más productiva trabajando en un entorno ordenado donde puede encontrar lo que busca rápidamente.

Gracias a la metodología 5S todas las personas están comprometidas trabajando al unísono en un sistema común de organización de la información. Descartemos los pantallazos y anotaciones que justifican nuestro trabajo, seamos concretos con la información y tengamos confianza en nuestro buen hacer y en el del resto de personas que trabajan con nosotros día a día.

Esta forma de hacer las cosas nos permitirá desarrollar una mentalidad colaborativa que servirá a la administración para afrontar futuras iniciativas y procesos conjuntos.

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