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Eso es más trabajo

La frase del mes podría ser «eso es más trabajo», la oigo prácticamente a diario cuando intentamos incluir un cambio dentro del proceder laboral cotidiano del personal municipal. Casi cualquier modificación que implique salir de lo conocido genera, cuanto menos, suspicacias y normalmente un malestar difícilmente contenido.

Será que, por la profesión que he escogido (informática), los cambios son una constante en mi día a día. O tal vez será que mi curiosidad infantil se afana en descubrir algo nuevo permanentemente. Sea por lo que fuere no consigo asociar un cambio sustancial en el trabajo con en concepto negativo de «más trabajo».

Los cambios tecnológicos que han vivido las PYMEL (pequeñas y medianas entidades locales) en estos últimos años han sacudido las organizaciones hasta los cimientos levantando polvo en todas las áreas. Las ruedas sobre las que giraban las administraciones estaban perfectamente encastradas en sus ejes desde tiempos inmemoriales, cambiar los ejes sobre los que giran requiere de estructuras organizativas fuertes y de personas líderes que acompañen en la transformación. Por desgracia en muchos casos no se dispone de ninguna de las dos cosas.

En esta situación, la revolución que puede suponer dar el visto bueno a una factura electrónica sin tener el papel delante es comparable al momento en el que dejamos de redactar informes a mano para utilizar el ordenador. La incertidumbre que provocaba no tener físicamente en un papel nuestras palabras escritas llevaba a imprimir cada borrador que se hacía para no perderlo. Con el tiempo, ese miedo despareció al entender que un documento era seguro y comprobar que escribir en un procesador de textos poseía ventajas sobre la escritura manual.

Analicemos cuatro tareas frecuentes qué puede suponer más trabajo, tal vez siendo concretos en porqué y para qué hacemos lo que hacemos y comprobando los perjuicios y beneficios de las acciones que queremos llevar a cabo nos resulte más estimulante e interesante lo nuevo. Empecemos por las ventajas:

  1. Firmar electrónicamente. Ahorra tiempo de desplazamiento buscando la firma de la persona firmante. Nos proporciona la seguridad de quién y cuándo se ha firmado. Agiliza el firmado de varios documentos. Aparece la posibilidad de firmar desde dispositivos móviles.
  2. Notificar electrónicamente. Ahorra tiempo en impresión y ensobrado de cartas, evita pérdidas y extravíos de sobres. Es inmediato, no existen demoras en los envíos. La recepción queda registrada en tiempo real.
  3. Expedientes electrónicos. Nos permite tener gran volumen de información a golpe de click. Siempre sabemos dónde se encuentra el expediente, nos ahorramos tener que buscarlo de mesa en mesa. Simplifica el tratamiento de gran cantidad de documentación que puede contener un expediente. Desaparecen los almacenes de papel.
  4. Medir el trabajo. Los datos nos ayudan a tomar decisiones, nos orientan hacia dónde seguir, permiten que veamos qué funciona y qué no funciona. Por ejemplo, si vemos picos de llamadas entrantes a determinadas horas reforzaríamos el servicio en esa franja horaria, si el número de registros a través de la sede electrónica no se incrementa plantearíamos una estrategia para favorecer su uso.

Parece que en estos cinco casos pinta bien el cambio, entonces ¿de dónde sale la desconfianza y la queja? Mi experiencia me dice que del miedo a lo desconocido, del no saber qué son las cosas, del temor a hacerlo mal, del tener preguntas sin respuesta. Respondamos a algunas de estas cuestiones habituales:

  1. Firma electrónica. Se necesita un certificado electrónico para poder realizar la firma. Una vez firmado un documento no se puede modificar su contenido. No es necesario firmar en cada hoja del documento, la firma digital engloba todo. Un documento puede ser firmado por varias personas.
  2. Notificación electrónica. Al realizar la notificación se envía un aviso de cortesía indicando su puesta en la sede electrónica correspondiente. La notificación se entenderá rechazada cuando hayan transcurrido diez días naturales desde la puesta a disposición sin que se acceda a su contenido, no es necesario realizar un segundo intento de notificar. Aunque notifiquemos en papel pondremos a disposición la notificación en la sede.
  3. Expedientes electrónicos. Son la representación digital de las típicas carpetas de expedientes, eliminamos el papel pero el concepto no cambia. Dentro encontraremos los asientos y documentación correspondiente al procedimiento que estamos tramitando.
  4. Medir el trabajo. Todo es medible. Podemos, por ejemplo, medir satisfacción con encuestas, sacar indicadores de tipos de contratos, cantidad de licencias de obras emitidas o subvenciones concedidas, etc. Muchas herramientas tecnológicas facilitan esta información de manera sencilla, a veces una consulta con el departamento de informática ayuda a ganar tiempo.

El cambio no es más trabajo, no va a suponer alargar la jornada laboral, es una forma distinta de hacer lo que veníamos haciendo.

Quisiera dejar una reflexión final para aquellas personas que trabajan en PYMEL, que van a la carrera haciendo miles de tareas a la vez y se sienten abrumadas por tanta transformación. El cambio va a requerir un esfuerzo inicial de aprendizaje pero luego todo será más fácil, darle tiempo seguro que merece la pena.

Tenemos la oportunidad de mejorar nuestras administraciones, aprovechémosla.

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